Voor een kleinschalig evenement, zoals een straatfeest, een straatspeeldag of buurtbarbecue, hoeft u meestal geen vergunning aan te vragen. Wel maakt u hiervan een melding bij de gemeente. 

• Het evenement vindt plaats tussen 07:00 uur en 23:00 uur
• Er komen maximaal 60 personen
• Er wordt geen muziek ten gehore gebracht voor 07.00 uur of na 23.00 uur
• Het evenement vindt niet plaats op de rijbaan, het (brom)fietspad of op een parkeerplaats en vormt geen belemmering voor het verkeer en hulpdiensten.
• Als u objecten plaatst, mogen deze een oppervlakte van maximaal 10 m2 per object hebben.
• Tijdens het evenement moet een contactpersoon telefonisch bereikbaar zijn.
• Uw melding moet 14 dagen voorafgaand aan het evenement door de gemeente ontvangen te zijn

Voor het melden van een evenement betaalt u geen leges.

Voor het organiseren van een A-evenement, zoals een braderie, optocht, feest of een herdenking, is een evenementenvergunning nodig. Er wordt geadviseerd om de aanvraag minimaal 8 weken voor aanvang van het evenement in te dienen.

• Er kunnen meer dan 60 bezoekers komen
• Het evenement vindt plaats op meerdere plekken tegelijkertijd
• Het evenement is op of langs de openbare weg
• Het is nodig de straat af te sluiten voor het evenement
• De hulpdiensten kunnen door het evenement belemmerd worden
• Er worden tenten, springkussens, bars, mobiele wc's of dergelijke geplaatst 

De gemeente beoordeelt de vergunningsaanvraag onder meer op veiligheid, bereikbaarheid, de aanwezigheid van toiletten, medische voorzieningen, brandveiligheid, het schenken van alcohol en mogelijke overlast door muziek.

Hieronder ziet u of u extra stukken moet meesturen met uw aanvraag. Zorg ervoor dat uw aanvraag zo volledig mogelijk is. Op die manier kan de gemeente de aanvraag zo snel mogelijk in behandeling nemen.

Situatietekening en brandveiligheid

Bij de aanvraag moet altijd een duidelijke situatietekening (schaal 1:1.000) bijgevoegd worden. Op deze tekeningen geeft u onder andere aan:

• De indeling van het terrein
• In- en uitgangen
• Blusmiddelen
• Een legenda
• Gebruik van pictogrammen
• Voorzien van een noordpijl

Meer informatie over en voorbeelden van situatietekeningen en bijvoorbeeld pictogrammen, vindt u in de folder van de VRHM Format Plattegrondtekening bij evenementen  

De brandveiligheidsvoorschriften voor evenementen uit de folder "Algemene Brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen" zijn van toepassing en maken deel uit van de vergunningsvoorschriften.

Plaatsen van tijdelijke bouwwerken

Gaat u een tijdelijk bouwwerk plaatsen dat groter is dan 25 m², zoals een podium, tribune, overkapping of tent? Dan moet u de technische tekeningen en constructieberekeningen met uw aanvraag meesturen. U kunt het tentboek, podiumboek en/of tribuneboek opvragen bij de leverancier van het desbetreffende tijdelijke bouwwerk.

Schenken alcoholische dranken 

Gaat u alcohol schenken op uw evenement? U moet dan ontheffing aanvragen. Vul dan het formulier Ontheffing Alcoholwet in. (Nog linken zodra formulier up-to-date is)

Verkeersplan

Heeft het organiseren van uw evenement gevolgen voor het verkeer? Bijvoorbeeld omdat het nodig is een weg af te sluiten? U moet een verkeersplan meesturen als er omleidingen nodig zijn. In dit plan staat hoe u het verkeer veilig regelt. Geef op de tekening aan waar hekken of borden komen, hoe eventuele omleidingen lopen en waar u verkeersregelaars inzet. Op de website van de Veiligheidsregio Hollands Midden (VRHM) staat een voorbeeld van een verkeersplan. 

Zet u bij uw evenement evenementverkeersregelaars in? De gemeente stelt deze aan. Voor het aanstellingsbesluit moet u het evenement aanmelden via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Daarna worden de personen die als verkeersregelaar op het evenement aanwezig zijn, gekoppeld aan uw evenement.

Zet u professionele verkeersregelaars in? Geef dan aan de gemeente door welke partij de professionele verkeersregelaars levert.

Soms hebt u naast de evenementenvergunning ook een andere vergunning of ontheffing nodig zoals:

• Een geluidsontheffing
• een tijdelijke ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken.
• Ontheffing zondag of een feestdag

Organiseert u een groot en/of een risicovol evenement zoals een tentfeest of het Dorpsfeest? U heeft dan een vergunning nodig maar er gelden dan andere voorwaarden. Vul het  Aanvraagformulier evenement Veiligheidsregio Hollands Midden (PDF) in en mail dit naar gemeente@zoeterwoude.nl. De gemeente geeft uw evenement een risicoklasse. Uw aanvraag moet uiterlijk 13 weken voorafgaand aan het evenement ingediend zijn. Twijfelt u of uw evenement risicovol is, neem dan contact met ons op door een mail te sturen naar gemeente@zoeterwoude.nl. 

U betaal leges voor:

• Evenementenvergunning
• Ontheffing Alcoholwet
• Ontheffing Geluid

Een evenement organiseren, daar komt best wat bij kijken. Naast een mooi evenement wilt u natuurlijk ook een veilig evenement organiseren. Veiligheidsregio Hollands Midden helpt daarbij. Op deze site leest u alles over het organiseren van mooie én veilige evenementen Klik hier