Bescherming van uw persoonsgegevens

Wij vinden de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. Daarom gaan we zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Wij verwerken uw persoonsgegevens zoals omschreven in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en specifieke wet- en regelgeving. De AVG stelt een aantal voorwaarden waar wij ons aan moeten houden. Dit zorgt ervoor dat wij uw persoonsgegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van onze taken, uw gegevens goed moeten beveiligen en wij moeten voldoen aan uw rechten.

Wilt u meer algemene informatie over de AVG en hoe wij als overheid hieraan moeten voldoen, dan kunt u meer informatie vinden op de website van de nationale toezichthouder De Autoriteit Persoonsgegevens. In deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Wij vragen wél uw bewustwording voor de volgende punten:

• voorkom het onrechtmatig verspreiden van intellectueel eigendom op krantenartikelen en foto’s via rapporten of narrowcasting, al dan niet in openbare ruimtes, zonder expliciete toestemming van de makers;
• de gebruiksregels in acht te nemen van de social media platformen, zoals Twitter en Facebook;
• discriminatie in welke vorm dan ook is verboden.

Wilt u meer algemene informatie over de AVG en hoe wij als overheid hieraan moeten voldoen, dan kunt u meer informatie vinden op de website van de nationale toezichthouder De Autoriteit Persoonsgegevens.

In deze verklaring wordt uitgelegd hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

Gebruik van persoonsgegevens

Wij verwerken voornamelijk persoonsgegeven op basis van wettelijke verplichtingen of publiekrechtelijke taken. In sommige gevallen kan het ook voorkomen dat wij persoonsgegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang, vitaal belang, overeenkomst of toestemming.

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken is afhankelijk van de taak die we uitvoeren. Wanneer u bijvoorbeeld iets wilt regelen of aanvragen via de website dan hebben wij vaak contactgegevens, zoals uw telefoonnummer en e-mailadres nodig om u goed te kunnen helpen.

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid kan de gemeente bijzondere persoonsgegevens van u nodig hebben, zoals financiële, medische of strafrechtelijke gegevens. Verder kan de gemeente gegevens van u gebruiken om bijvoorbeeld belasting te heffen en om fraude te bestrijden.

Hieronder een paar voorbeelden

• Bij de aanvraag voor een Omgevingsvergunning hebben wij de volgende gegevens van u nodig om uw aanvraag af te handelen : Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres / Geslacht / Nationaliteit / Kadastrale gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig om onze wettelijke taak uit te voeren.
• Bij de aanvraag om een rijbewijs verwerken wij de volgende gegevens: Naam / Adres / Woonplaats / Geslacht / Nationaliteit / Geboorteplaats / Geboortedatum / ID-bewijs / Handtekening / (huidig) Rijbewijs en de zogenaamde bijzondere gegevens zoals een pasfoto en het Burgerservicenummer. Ook vindt er in dit geval gegevensuitwisseling plaats met een derde, namelijk de RDW.
• Beantwoording van uw vragen via Facebook of Twitter (en overige sociale media): Naam / Adres / Woonplaats / Telefoonnummer / E-mailadres. Wij hebben deze gegevens nodig om op een zo adequaat mogelijke wijze uw vraag te beantwoorden.

Wanneer wij persoonsgegevens die al in ons bezit zijn willen verwerken voor een nieuw doel, moeten wij u vooraf informeren of soms uw toestemming vragen. Zoals bijvoorbeeld bij klantervaringsonderzoeken.

Beveiligen van uw gegevens

Bij het gebruik van uw gegevens hebben wij de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Hierbij kunt u denken aan het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, maar ook een geheimhoudingsplicht waar alle medewerkers aan moeten voldoen en wordt alleen toegang tot persoonsgegevens gegeven aan medewerkers die bevoegd zijn.

Bezoekersstatistieken website

De gemeente verzamelt automatisch gegevens over het gebruik van de website. Hiervoor gebruikt de gemeente SIManalytic-cookies. SIManalytic is software van onze websiteleverancier SIMgroep. De informatie die wordt verzameld is anoniem. De gemeente verwerkt geen IP-adressen voor statistieken.
De gemeente gebruikt de verzamelde informatie alleen voor bezoekersstatistieken en om eventuele technische problemen op te lossen. De gemeente gebruikt deze gegevens nooit om individuele bezoekers te identificeren.

Beveiligen van uw gegevens

Bij het gebruik van uw gegevens hebben wij de plicht om zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om gaan en om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Hierbij kunt u denken aan het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles tot computersystemen, maar ook een geheimhoudingsplicht waar alle medewerkers aan moeten voldoen en wordt alleen toegang tot persoonsgegevens gegeven aan medewerkers die bevoegd zijn.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de goede uitvoering van onze taken en de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

Verstrekking aan andere organisaties

Voor het uitvoeren van onze taken kan het voorkomen dat wij uw gegevens moeten delen met andere organisaties. Dit doen wij voornamelijk op basis van een wettelijke bepaling. Wanneer dit niet op basis van een wettelijk bepaling wordt gedaan brengen wij u vooraf op de hoogte of vragen we in voorkomende gevallen toestemming.

Met organisaties die in opdracht van ons uw gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Wij blijven verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

• Recht op informatie: u heeft het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gaat gebeuren en hoelang ze worden opgeslagen.
• Recht op inzage: u heeft het recht op inzage in uw eigen persoonsgegevens die bekend zijn bij de gemeente. U krijgt hierbij geen inzage in de persoonsgegevens van anderen.

Als u een aanvraag wilt doen tot inzage in uw persoonsgegevens, kunt u met ons contact opnemen.

• Recht op rectificatie: u heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren, te laten verwijderen of af te laten schermen wanneer u dat wenst.
• Recht om vergeten te worden: wanneer u toestemming geeft aan de gemeente om uw gegevens te verwerken, dan heeft u het recht om de persoonsgegevens ook weer te laten verwijderen.
• Recht op het overdragen van uw gegevens: u heeft het recht om al uw persoonsgegevens op te vragen bij de verwerkingsverantwoordelijke, en deze in zijn geheel over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens door de gemeente. De gemeente voldoet hieraan, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Vragen en klachten

Op het gebied van gegevensbescherming werken wij samen met de gemeenten Leiden, Leiderdorp en Oegstgeest en onze gezamenlijke bedrijfsvoeringorganisatie Servicepunt71. Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of de bescherming van uw persoonsgegevens dan kunt u hierover contact met ons opnemen via Gegevensbescherming@leidse-regio.nl.

Wij helpen u graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht bij de gemeenschappelijke Functionaris Gegevensbescherming van bovengenoemde organisaties. Deze is te bereiken via het e-mailadres: FG@leidse-regio.nl. Mocht u er met ons niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG recht op het indienen van een klacht bij de AP.