Bekendmaking
Privacyreglement basisregistratie personen en aangehaakte gegevens Zoeterwoude 2023
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Daar waar in deze verordening de mannelijke persoonsvorm wordt gebruikt, dient ook de vrouwelijke persoonsvorm te worden gelezen.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot toegang en gebruik
Artikel 3 Verstrekkingen aan organen van de gemeente
Het college van burgemeester en wethouders verstrekt aan een orgaan van de gemeente gegevens uit de basisregistratie personen en uit de bevolkingsadministratie.
Artikel 4 Bevoegdheden beheerder bevolkingsadministratie
De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
Artikel 5 Gebruik van gegevens voor de gemeentelijke taken
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders, dan wel de door het college aangewezen beheerder, is bevoegd om ten aanzien van de gemeentelijke taken persoonsgegevens uit de basisregistratie en de bevolkingsadministratie te gebruiken dan wel te verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taken.
- 2.
- 3.
Artikel 7 Verstrekking aan organen van de gemeente die geen toegang hebben tot de bevolkingsadministratie
Artikel 8 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan medewerkers van de gemeente Zoeterwoude worden slechts telefonisch gegevens verstrekt als de identiteit van de verzoeker is vastgesteld en is gecontroleerd of het verzoek in overeenstemming is met het doel waarvoor de informatie wordt verzocht.
Hoofdstuk 3 Bepalingen met betrekking tot de aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De bevolkingsadministratie heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
- a.
- b.
- c.
- d.
Artikel 10 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de bevolkingsadministratie worden, voor zover niet verkregen onder de regelgeving tot de datum van de invoering van de wet,
- •
- •
- •
- •
Artikel 11 Toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie
Op de toegang tot de aangehaakte gegevens in de basisadministratie zijn de bepalingen van artikel 5, 6 en 7 van deze regeling van toepassing.
Alleen medewerkers van het team Burgerzaken/KCC en de functioneel beheerders hebben rechtstreekse toegang tot de aangehaakte gegevens.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder voor de verwerking van gegevens in de bevolkingsadministratie draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de bevolkingsadministratie vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 24 oktober 2023.
De burgemeester,
F.Q.A. van Trigt
De secretaris,
T.N. Kramer
Regeling gegevensverstrekking basisregistratie personen en aangehaakte gegevens
Sinds 1 januari 2010 zijn alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) te betrekken. Burgers hoeven sindsdien ook niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
Met ingang van 6 januari 2014 is het wettelijk kader voor de GBA vervangen door de Wet basisregistratie personen (Wet BRP. In deze wet wordt het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) geregeld. Dit betreft alleen de gegevens, die juridisch deel uitmaken van de zogenaamde persoonslijst volgens de Wet BRP. De Uitvoeringswet AVG is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover daarop de Wet BRP, de Kieswet of de Wet raadgevend referendum van toepassing is. De persoonsgegevens van de BRP vallen zowel onder de werking van de Wet BRP als onder de werking van de Europese algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
De gemeente verwerkt naast persoonsgegevens van de BRP in hetzelfde systeem zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’. Deze gegevens zijn opgenomen in bijlage 2 van dit reglement. De rechtmatigheid van het verwerken en de bescherming van persoonsgegevens (privacy) van deze aangehaakte gegevens wordt geregeld in de AVG en Uitvoeringswet AVG, maar vallen niet onder de werking van de Wet BRP.
De wetgever laat het volgens artikel 3.8 van de Wet BRP aan het inzicht van de gemeenteraad over, om dit al dan niet voor het binnengemeentelijke gebruik van gegevens uit de basisregistratie te doen. Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat de gemeenteraad meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt.
De gemeenteraad heeft op 9 juli 2020 in de “Verordening gegevensverstrekking BRP gemeente Zoeterwoude 2020” geregeld dat de verstrekkingen aan organen van de gemeente over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De Verordening BRP is in werking getreden op de datum van publicatie: 27 juli 2020.
Persoonsgegevens van ‘ eigen inwoners’
De verstrekking van persoonsgegevens uit de BRP van de inwoners van Zoeterwoude aan medewerkers/teams) van de gemeente wordt geregeld in deze regeling. Deze bevoegdheid vloeit voort uit artikel 3.8 van de Wet BRP. De grondslag voor het verwerken van zogenaamde ‘ aangehaakte gegevens’ is te vinden in artikel 6 lid 1 sub e van de AVG. Deze regeling regelt alleen het verstrekken van gegevens van personen die in deze gemeente ingeschreven zijn of die tot hun overlijden in deze gemeente ingeschreven waren.
De profielen/autorisaties zijn in overleg met de functioneel beheerders en beleidsmedewerkers Burgerzaken van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude vastgesteld. Dit in het belang van een goede uitvoering en controle door de regionale organisatie bij de gemeente Leiden.
- -
- -
Gegevens van ‘ niet- inwoners’
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar taken, gegevens van personen die wel in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Zoeterwoude woonachtig zijn. Dit zijn dus personen die in een andere gemeente in Nederland wonen of zijn ingeschreven in het Register Niet Ingezetenen (RNI). Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Zoeterwoude op grond van artikel 3.2 Wet BRP (meest recente besluit van 19 september 2019, kenmerk 2O19- 0000429109. Dit is een zogenaamde GABA-aansluiting op de landelijke basisregistratie personen. GABA betekent: Gemeente Als Buitengewoon Afnemer.
De gegevens die ontvangen worden via deze GABA-aansluiting worden opgeslagen in het gemeentelijke zaaksysteem/gegevensmagazijn.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen die niet in de gemeente ingeschreven zijn GBA-V. Voor personen die wel in deze gemeente ingeschreven zijn raadplegen of gebruiken zij de bevolkingsadministratie via een koppeling met gegevensmagazijn DDS of door rechtstreekse inzage. De gegevensbeheerder DDS regelt de distributie van gegevens, volgens de bijlagen dit reglement.
Voor het functioneren van de overheid is de kwaliteit van de BRP van essentieel belang. Hoge kwaliteit kan alleen bereikt worden als medewerkers van andere teams melding maken van onjuiste gegevens. Indien een medewerker van de gemeente is geautoriseerd om bepaalde BRP-gegevens te ontvangen, dan is hij/zij verplicht om bij gerede twijfel aan de juistheid een terugmelding te doen. Dit is verplicht volgens in artikel 2.34 van de Wet BRP.
Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Omdat altijd de identiteit van de verzoeker moet kunnen worden vastgesteld, wordt aan derden geen gegevens verstrekt per telefoon. Natuurlijk moet er wel een mogelijkheid zijn om aan medewerkers van de gemeente telefonisch of (beveiligd) via email gegevens te verstrekken. Ondanks dat sommige medewerkers als raadpleger rechtstreekse toegang tot de BRP zullen hebben, is het in het belang van betrokkene en de gemeente, dat een mondelinge verificatie kan plaatsvinden. Hierbij moet de medewerker Burgerzaken wel eenduidig vaststellen met wie hij/zij te maken heeft en dat het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd overeenstemt met de autorisatie van de verzoeker. Met ander woorden: vooral bij telefonische verstrekking aan collega’s van andere teams mogen niet meer gegevens worden verstrekt dan waar verzoeker recht op heeft. Bij twijfel kan de privacybeheerder BRP worden ingeschakeld.
Ook aan collega’s van andere gemeenten kan worden verstrekt. Voorwaarde is dat niet direct informatie wordt verstrekt, maar dat wordt teruggebeld via het algemene nummer van de verzoekende gemeente. Ook hier moet er zekerheid bestaat dat het een collega van Burgerzaken is en dat de gegevens noodzakelijk zijn voor de betreffende taak (bijvoorbeeld geboorte- of overlijdensaangifte, afgifte reisdocument aan minderjarige).
Indien de ingeschreven over wie gegevens gevraagd worden een verstrekkingsbeperking heeft, dan wordt extra zorgvuldigheid verlangd. Bij twijfel wordt geen informatie verstrekt.
Protocollering is het maken van een aantekening van een verstrekking. Volgens artikel 3.22 Wet BRP heeft een inwoner recht op mededeling over de verstrekkingen. Er wordt vastgelegd welke gegevens zijn verstrekt, aan wie de gegevens zijn verstrekt, waarom verstrekking heeft plaatsgevonden, door wie de gegevens zijn verstrekt, en de data waarop al deze handelingen werden verricht. Op deze wijze is altijd herleidbaar (en dus controleerbaar) hoe met verstrekking van deze gegevens wordt omgegaan.
Gegevensverstrekking in het kader van de veiligheid van staat of de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten worden niet geprotocolleerd.
Bijlage 1 behorend bij artikel 1 Regeling gegevensverstrekking BRP en aangehaakte gegevens
Deze bijlage bevat een opgave van de organisatieonderdelen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt. De kolommen 6 t/m 9 bevatten de wijze waarop gegevens kunnen worden verstrekt.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
De cijfers in de kolom 6 t/m 8 verwijzen naar de gebruikersprofielen/autorisatie (in bijlage 2).
Bijlage 3 behoort bij artikel 2 van de Regeling BRP en aangehaakte gegevens en bevat een overzicht van de gegevens die verstrekt kunnen worden voor de uitvoering van de taken. Wanneer dit een ‘ aangehaakt gegeven’ betreft is het gegeven vermeld in rood.