Aanvraag order in SAP
Hoe nu verder?
- Na ontvangst van het formulier zorgen de clusterondersteuners (=bestellers SAP) voor registratie van de order in SAP.
- Na registratie verzendt de clusterondersteuner de orderbevestiging aan jou als aanvrager van de order.
- Je zorgt er zelf voor dat het ordernummer voor facturatie wordt doorgegeven aan de leverancier.
- Bij het accorderen van de facturen voeg je als budgetbeheerder bewijsstukken bij de order in SAP. Hieronder lees je meer over waarom deze bewijzen van prestatielevering belangrijk zijn.
Vergeet het bewijs van prestatieleveringen ná oplevering product/dienst niet!
Voor de accountantscontrole is het noodzakelijk dat de gemeente kan aantonen of een product/dienst ook écht geleverd is. Vergeet dus niet om als budgetbeheerder de bewijsstukken bij de order in SAP te voegen. Dat kan op het moment dat je de facturen moet accorderen. Zonder bewijs van prestatielevering kan de factuur niet betaald worden!
Hieronder een paar voorbeeld van documenten die als bewijs van prestatielevering kunnen dienen:
- uitnodiging bijeenkomst, agenda/verslag
- leverbon, rapport, schermprint van email, krantenartikel
- beschikking bij leges
Welk prestatiebewijs je kiest is afhankelijk van het soort dienst/product. Twijfel je? Overleg dan even met de financieel adviseur.
Drempelbedragen en (teken)bevoegdheden
INHUUR
| Capaciteitsaanvraag via Youforce door manager/leidinggevende |
|---|
| Opdracht tot € 70.000 excl. btw (enkelvoudig onderhands) offerteuitvraag bij 1 partij, de offerteuitvraag voorafgaand aan het versturen met inhuur bespreken (i.v.m. veranderende wet- en regelgeving, en advies m.b.t. de totale opdrachtwaarde inclusief verlengingen) |
| Opdracht € 70.000 tot € 216.000 (meervoudig aanbesteden) Inhuur zet deze uit bij 3 tot 5 partijen (je mag zelf bureaus aandragen) Servicedesk Inhuur loopt met jou het hele inhuurproces door zoals het opstellen van documenten etc. |
| Opdracht meer dan € 2165.000 (Europees aanbesteden via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS)) Servicedesk Inhuur loopt met jou het hele aankoop inhuurproces door. |
INKOOP (alle overige situaties)
| Drempelbedragen excl. btw | Aan te leveren stukken |
|---|---|
| tot € 1.000 | offerte uitvraag niet noodzakelijk, wel gewenst prijsafspraak gemaakt per mail (mail aanleveren) |
| € 1.000 tot € 70.000 (enkelvoudig onderhands) | offerte uitvraag, offerte en opdrachtverstrekking verplicht aanleveren (enkelvoudig onderhands) |
| € 70.000 (verplicht meervoudig aanbesteden), ook wanneer bij verlengingen de opdrachtwaarde boven de € 70.000 uitkomt! | Link naar Inkoop- advies en aanvraag: ProjectComfort |
TEKENBEVOEGDHEID
| Tekenbevoegdheid | Bedrag excl. btw |
|---|---|
| Budgetbeheerder | tot € 5.000 |
| Budgethouder | € 5.000 tot € 70.000 |
| Budgethouder | € 70.000 tot € 100.000 |
| Gemeentesecretaris | € 100.000 tot € 215.000 |
| Gemeentesecretaris na collegebesluit | Vanaf € 215.000 |